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Date : mardi 5 février 2019
Heures : de 18h30 à 21h30

Ordre du jour :

Je voudrais vous laisser la main pour établir un ordre du jour. Les rubriques incontournables sont :

  • Validation des comptes 2018
  • Mandats
  • Vie au club
  • Events

Quant aux sujets plus précisément, je préfère laisser les membres choisir. Cependant, j'encadre le processus comme suit :

1. Celui ou celle qui propose un sujet se doit d'être présent à l'AG, sans quoi le sujet ne sera pas abordé. Si plusieurs personnes ont proposé le même sujet, il sera bien sûr abordé, mais sans tenir compte de l'avis de la personne absente. Si cette personne a un avis qui lui paraît important, qu'elle fournit une excuse valable en cas d'absence ET qu'elle désigne un représentant, son avis pourra être entendu.

2. Le temps de parole accordé à chaque sujet sera proportionnel au nombre de personnes ayant proposé le sujet.

3. Parmi les personnes ayant proposé un sujet, l'une d'entre elle devra être désignée comme porte-parole à l'AG. C'est-à-dire qu'elle rapportera les idées des uns et des autres sur le sujet. Elle peut aussi investiguer par elle-même auprès de personnes ne s'étant pas exprimer sur ce topic pour avoir une meilleure vue d'ensemble du sujet. Si personne n'est désigné, le sujet ne sera pas abordé. Le choix du porte-parole incombe aux membres porteurs du sujet, les autres n'interviennent pas pour le désigner. Le rôle de cette personne est déterminant, car elle détient les tenants et aboutissant du sujet, les membres effectifs et le président ne sont là que pour réguler le débat, le diversifier et aider à en tirer l'essentiel.

4. Si le sujet est porteur d'un projet, d'une nouveauté, d'un changement quelconque, la personne ou le groupe qui le propose devra en assumer le développement et le suivi s'ils souhaitent voir l'idée se concrétiser. Le Conseil d'Administration et les membres effectifs déclinent toute responsabilité en cas de non aboutissement d'un projet soumis lors de l'AG. Remarque : Le CA peut débloquer des fonds pour la concrétisation d'un projet si un budget cohérent associé à un projet prometteur lui est présenté dans des délais raisonnables.

5. Je me charge de récolter/trier les informations de ce topic afin de présenter un ordre de jour définitif pour dimanche 27 janvier maximum. Une fois l'ordre du jour promulgué, aucun autre sujet ne pourra y être ajouté sauf cas de force majeur.

PETIT RAPPEL D'USAGE

AG : Assemblée Générale. Au moins une par an, dans les 6 mois suivant la clôture des comptes, doit valider les comptes. Au-delà de celle-ci, d'autres AG peuvent se faire. Seuls les membres effectifs sont convoqués à l'AG. Au début de l'année, nous choisissons d'organiser une AG publique, de sorte que tous les membres et même des externes, s'ils le souhaitent, sont invités.

Membres effectifs : les membres inscrits dans l'administration de l'asbl dont l'abonnement est majoré de 10 euros et assumant une fonction.
A ce stade : Benjamin (graphisme), Niko (stocks), Sergei (events), Romain (forum), Jean-Marc (CA), Steve (CA), Olivier (CA). Seuls ces membres ont le droit de voter à l'AG.
Conseil d'administration (=CA) : les membres inscrits au registre des personnes morales comme responsables de l'asbl, avec un titre officiel.
A ce stade : Jean-Marc (trésorier), Olivier (Président), Steve (Président fondateur).
Membres adhérent : toute personne en ordre de cotisation disposant d'un abonnement annuel.
Membres journaliers : toute personne payant le droit de table pour user des locaux.
Membres
partenaires : partenaires officiels ayant droit à un abonnement permanent et gratuit tout le long du partenariat.
A ce stade : Joffrey (Autre Monde), Johnny (Player), Laurent (Imprimerie Appeldoorn).

 

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il faut un point sur la communication aussi : elle est compliquée selon certains . Trop de canaux de communications différents , l'information se perd .

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les personnes qui font cette analyse peuvent se manifester sur ce topic pour nous prémâcher le travail à l'AG, afin qu'on démarre sur une base construite, ce qui nous fera gagner du temps, pourrais-tu tagger les concernés ?

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Bonjour.

Je me demande s'il ne faut pas non un plus un point obligatoire sur les mandats ( qui démissionne, qui veut rentrer....)

edit:

le 6/02 à 9:00 j'ai mon audit ISO annuel où je suis seul aux commandes pour essayer de sauver l'honneur de ma boîte. En fonction des casserolles que j'aurai, je devrai plus ou moins écourter ( vous savez le genre de traduction de 1000 pages à faire pour le lendemain avec le référencement qui va bien sur un serveur en PLS tournant sous XP)

Modifié par John Clipperton
edit:

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Pour moi c'est bon pour la date, je serai présent normalement.

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Je serai aussi présent, c'est noté (désolé de pas avoir répondu plus tôt mais j'étais débordé et j'ai remarqué que les notifs du forum allaient dans mes spams, problème réglé).

Pour ce qui est des sujets à aborder, je vois que les events en font partie, logique. Mais est-ce que ça inclut la question d'une Ludicon 2.0 ? Personnellement, je n'ai pas envie d'enterrer l'idée d'un tel projet et je suppute que certains d'entre nous non plus. Du coup, je pense que ce serait une bonne chose d'en parler tous ensemble maintenant que nous avons eu le temps de digérer la précédente affaire. Surtout qu'à y penser maintenant, il serait jouable d'envisager une édition pour 2020 qu'on appellerait "Ludicon D2020" ! Et ça, non seulement ce serait la classe mais en plus ce serait raccord avec la thématique JDR !

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Logiquement je serais là et je discuterai des Fumbles Towns (Avec @homme des bois ) vu qu'on nous seront les organisateurs exclusif de cette année. Vous aurez d'ailleurs normalement les informations du prochain FT dans les jours qui arrivent. ;) 

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Le 13/01/2019 à 17:58, Sade a dit :

il faut un point sur la communication aussi : elle est compliquée selon certains . Trop de canaux de communications différents , l'information se perd .

En effet. Bien qu'abonné au fil de discussion des annonces, je n'ai absolument rien vu passé concernant l'AG. Je ne dit pas que j'y serai nécessairement allé, mais clairement, je n'aurai pas su en apprenant la nouvelle par un message d'Oli datant du 6/02.

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Dans ton cas, c'est plutôt qu'il n'y a eu que trop peu de canaux ^^/

je n'ai pas fait de tapage avec l'AG, je pas aussi du principe que le forum est notre outil de communication central, c'est aussi aux membres de venir à l'information, la passivité des gens fait aussi partie du problème de communication... quand bien même on mettrait une pancarte de 2m sur 2 dans les locaux, on n'y aurait pas prêter plus d'attention

je n'ai pas utilisé facebook pour prévenir de l'AG, ni les mails, comme je le faisais pourtant chaque année... et donc pour vous le problème relève de trop de canaux ?...

ben je ne suis pas d'accord du tout ^^

 

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